0.

Am System anmelden

Verwenden Sie zur Anmeldung den Login „administrator“. Das Passwort ist nach Auslieferung leer. Beachten Sie, dass fast alle im Folgenden beschrieben Änderungen erst nach Neustart des Programms wirksam werden.
Sollte Ihre EDV-Abteilung die IT-Ressourcen über den Verzeichnisdienst Active-Directory verwalten, erfolgen diese Einstellungen im Tool KWIS-Adminstration und werden vom zuständigen Mitarbeitenden vorgenommen.

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1.

Eigene Organisation mit Mitarbeitern anlegen

Durch diesen Schritt stellen Sie eine korrekte Dokumentation sicher, da vom Benutzer angelegte Aktivitäten mit seinen Kontaktdaten versehen werden.

Legen Sie Ihre Organisation als Unternehmensdatensatz an. Wechseln Sie in das Modul „Unternehmen“ und dort auf den Reiter „Profil“. Über den Neu-Button unten links können Sie einen neuen Datensatz anlegen, oder nutzen Sie die Schnelleingabe über den Button in der Hauptmenüleiste.

Wechseln Sie nach dem Speichern Ihrer Angaben auf den Reiter „Kontakte“ und legen Sie dort alle geplanten Benutzer von KWIS als Kontakte an.

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2.

Anlegen von Gruppen und Vergabe von Zugriffs- und Leserechten

Durch diesen Schritt nehmen Sie grundlegende Anpassungen von KWIS an Ihre Organisation vor.

Wechseln Sie in das Modul „Administration“. Wir liefern KWIS mit den drei Gruppen „Administrator“, „Benutzer“ und „Gast“ aus. Wenn Sie weitere Gruppen benötigen, richten Sie diese auf dem Reiter „Gruppen und Berechtigungen“ ein. Auf demselben Reiter stellen Sie ein, mit welchen Rechten eine Gruppe auf Datensätze anderer Gruppen zugreift. Diese Zugriffs- und Leseberechtigungen können pro Modul vergeben werden.

Blenden Sie nicht benötigte Module aus, indem Sie der Gruppe die Zugriffs- und Leserechte generell entziehen. Das Modul "Gemeinde" wird nur in seltenen Einzelfällen benötigt und kann in der Regel ausgeblendet werden. Ebenso die Module Flächen und Gebäude, wenn mit KWIS keine Immobilien verwaltet werden sollen.

Legen Sie auf dem Reiter „Gruppen“ über das Menü „Funktionen - Reiterauswahl" pro Gruppe fest, welche Reiter und Unterreiter nicht sichtbar sein sollen. Das ist insbesondere für unerfahrene Nutzer wichtig, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen. Wenn Sie z.B. die Module „Flächen“ und „Gebäude“ nicht nutzen, blenden Sie die entsprechenden Reiter in den Modulen „Vorgänge“, und „Unternehmen“ sowie auf den Reitern „Aktivitäten“ und „Kontakte“ die zugehörigen Unterreiter aus.

Außerdem werden folgende (Unter-)Reiter häufig nicht benötigt:

•Modul Unternehmen: Bilder, Cluster, Produkte, Wirtschaftsregionen, Verflechtungen Reiter Kontakte ==> Unterreiter: Flächen und Gebäude

•Module Flächen und Gebäude: Altlasten, Altstandort, Förderung, Notizen, Nutzung;

•Modul Vorgänge: auf dem Reiter Basisdaten die Unterreiter: Lagekategorien; Länder,
auf dem Reiter Aktivitäten die Unterreiter: Flächen und Gebäude; Förderprogramme

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3.

Anlegen der Benutzer 

In diesen Schritt richten Sie die Benutzer ein, die auf KWIS zugreifen sollen.

Modul Administration: Legen Sie unter dem Reiter „Benutzer“ alle Benutzer an und weisen Sie sie einer passenden Gruppe zu. Bei der Nutzung von Active-Directory wurden die Benutzer:innen schon vom Ihrer EDV im KWIS-Admintool eingerichtet. Wählen Sie für die Befüllung des Feldes „Kontakt“ den in Schritt 1 angelegten zugehörigen Kontakt zum Benutzer aus. Durch diesen Schritt stellen Sie eine korrekte Dokumentation sicher, da alle angelegten Aktivitäten mit den Kontaktdaten der(s) KWIS-Benutzer:in versehen werden. Legen Sie auch sich selbst an und weisen Sie sich der Gruppe „Administratoren“ zu.

Bitte geben Sie auch die SMTP-Daten zum Versenden von E-Mails für jeden Benutzer ein. Pro Benutzer können auch mehrere Versende-Adressen hinterlegt werden. Falls Sie die SMTP-Passwörter der Benutzer nicht kennen: Die Passwörter kann jeder Benutzer im Menü unter „Bearbeiten - Einstellungen" selbst festlegen.

Nach dem Speichern eines Kontaktes kann über das Kontextmenü in der Liste ein Passwort für die Anmeldung des Benutzers an KWIS.net vergeben werden. Vergeben Sie Dummy-Passwörter für die erste Anmeldung an KWIS und weisen Sie die Benutzer an, ihre Passwörter bei der ersten Anmeldung zu ändern.
Beim Einsatz von Active-Directory entfällt die Vergabe von Passwörtern, da die Zugriffs- und Leseberechtigungen

bereits darüber geregelt wurden.

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4.

Institution, Logo und Titelzeile festlegen

In diesem Schritt legen Sie die Gestaltung der Kopf- und Fußzeile von Druckausgaben fest und stellen die Titelzeile des Programmfensters ein.

Modul "Administration", Reiter „Institution, Logo, Titelzeile“:

•In das Feld Titelzeile schreiben Sie den Namen Ihrer Organisation. Dieser Eintrag erscheint dann in der Titelzeile des KWIS.net-Programmfensters.

•In den weiteren Feldern legen Sie fest, welche Kontaktdaten bei Standard-Datenausgaben verwendet werden und welches Logo dort angezeigt wird. Verwenden Sie für das Logo eine Bilddatei mit RGB-Farbraum. Legen Sie die Datei auf dem gemeinsamen Laufwerk ab, da hier nur der Dateipfad gespeichert wird und alle Benutzer darauf zugreifen können müssen. Aktivieren Sie die Check-Box „Benutzereinstellungen überschreiben“, wenn Sie mit einheitlicher Institution und mit einheitlichem Logo arbeiten wollen. Ist dies nicht der Fall, weil von den KWIS-Benutzern z.B. unterschiedliche Logos und unterschiedliche „Institutionen“ bei (Druck-)Ausgaben verwendet werden sollen, so lassen Sie die Checkbox „Benutzereinstellungen überschreiben“ deaktiviert und weisen Sie die KWIS-Benutzer darauf hin, dass sie beide Einstellungen unter dem Menüpunkt „Bearbeiten – Einstellungen – Konfiguration“ und dort unter dem Reiter „Institution – Logo“ benutzerbezogen vornehmen können.

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5.

Gegebenenfalls: Anpassung der Stammdaten

In diesem Schritt konfigurieren Sie die Inhalte der DropDown-Listen innerhalb des Programms.

Modul "Administration", Reiter "Stammdaten":

Die Inhalte fast aller DropDown-Listen in KWIS können Sie selbst festlegen. Wir liefern Ihnen lediglich ein Standardset. Passen Sie bei Bedarf diese Stammdaten an Ihre Bedürfnisse an. Die Anpassung der Vorgangs-Stammdaten ist für spätere Auswertungen besonders wichtig. Um diesen Schritt sinnvoll ausführen zu können, benötigen Sie ein Nutzungskonzept.

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6.

Administrator-Login schützen

Durch diesen Schritt schützen Sie das System von unberechtigten Zugriffen.

Legen Sie für den Login „administrator“ ein komplexes Passwort fest. Dieses sollten Sie auffindbar hinterlegen, im besten Fall in einem Passwort-Container oder gemeinsam mit Ihren weiteren Unterlagen zu KWIS. Informieren Sie ggf. zuständige EDV-Mitarbeiter über diese Zugangsdaten.

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7.

Vorlagen Erstellung

In diesem Schritt werden Vorlagen für die Aktivitäten-Schnelleingabe in KWIS.net eingerichtet.

Modul "Administration", Reiter "Stammdaten":

Erstellen Sie Vorlagen für die Nutzung der Schnelleingabe-Möglichkeiten für Vorgänge und Aktivitäten (auch für eingehende Telefonanrufe und E-Mails). Für den Standard Vorgangstyp "Unternehmensbetreuung" sind diese bereits beispielhaft voreingestellt. Bitte erstellen Sie für die von Ihnen eingesetzten  Vorgangstypen weitere Vorlagen für die verschiedenen Kommunikationswege. Zusätzlich werden dabei auch die Voraussetzungen für die Nutzung von Word-Vorlagen aus KWIS.net heraus geschaffen.

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