Die Schnittstelle hat zwei Funktionen:
1.KWIS.net-Nutzer können an relevanten Stellen von KWIS.net aus auf die zu Unternehmen oder Kontaktpersonen im DMS hinterlegten Dokumente zugreifen.
2.KWIS.net-Daten (Unternehmen, Adressen, Kontakte) werden über einen täglichen Austausch für das DMS zur Verfügung gestellt.
Zu 1.:
In KWIS.net kann an insgesamt 12 Stellen über eine Auswahl im Kontextmenü (rechte Maustaste) auf die im DMS hinterlegten Dokumente zugegriffen werden. Hier die drei wichtigsten Stellen:
Modul Unternehmen, Reiter Übersicht (dies ist die Gesamtübersicht über die Unternehmen):
+
Modul Unternehmen, Reiter Kontakte (dort liegen die Kontaktpersonen zum Unternehmen):
Modul Vorgänge, Reiter Aktivitäten (dort dokumentiert der Wirtschaftsförderer seine Kontakte zu Unternehmen, organisiert seine Veranstaltungen usf.):
Die Schnittstelle beinhaltet die Möglichkeit, aus KWIS heraus den betreffenden "Unternehmensordner" in OS|ECM zu öffnen. Damit haben Sie direkt aus KWIS heraus z.B. über die rechte Maustaste einen schnellen Zugriff auf alle Dokumente, die beim Unternehmen „abgelegt“ sind. Sie müssen nicht in zwei Systemen das gleiche Unternehmen suchen:
Im Vorgangsbereich wird darüber hinaus das "Register" des Unternehmens gewählt. Hierbei handelt es sich um „Unterordner“ beim Unternehmen. Das "Register" bezieht sich dann auf das Arbeitsfeld beim Vorgang.
Zu 2.: Datenaustausch zwischen KWIS.net und dem DMS
Über einen nächtlichen Abgleich werden die Indexdateien für OS|ECM direkt aus der KWIS-Datenbank gezogen. Bei diesen Indexdaten handelt es sich um „Metadaten“, die von z.B. anderen Benutzern des Dokumentenmanagementsystems eingesehen werden dürfen (z.B. Unternehmensname, Adresse, Telefon, Kontakt,…). Adressänderungen auf Seiten von KWIS fließen so also über Nacht in das System und können dort auch von anderen Benutzern z.B. in der Verwaltung eingesehen werden. Die Anzahl und die Felder sind auf Ihre Bedürfnisse anpassbar.