In diesem Abschnitt werden die Grundlagen erläutert, die ein Verständnis der verschiedenen Filterfunktionen in KWIS erleichtern sollen.
Die wichtigsten Grundbegriffe:
Wenn Sie häufig mit Filtern arbeiten, ist diese Beschreibung logischer Verknüpfungen für Sie relevant.
UND (Konjunktion)
Beschreibt die Verknüpfung von zwei Abfragekriterien in der Weise das beide Kriterien erfüllt sein müssen um eine Aussage als "Wahr" zu kennzeichnen.
Im Bezug auf eine Datenbankabfrage müssen also zwei Aussagen zutreffen um aus einer Datenmenge die Daten zu "filtern" die beide Kriterien erfüllen.
ODER (Disjunktion)
Beschreibt die Verknüpfung bei der das erste ein zweites oder beide Kriterien erfüllt sein müssen um die Aussage als "wahr" zu kennzeichnen.
Bitte beachten Sie dabei, dass ODER umgangssprachlich als "entweder oder" verstanden wird. Das gilt für das logische ODER nicht; es bedeutet "das eine, das andere oder beide".
NICHT (Negation)
Beschreibt alle Kriterien die NICHT erfüllt sein dürfen um die Aussage als "wahr" zu kennzeichnen.
Umsetzung in KWIS
In KWIS kommen diese Grundlagen hauptsächlich an zwei Stellen zum Einsatz:
Spaltenfilter:
Reduziert die Anzahl der angezeigten Datensätze in einer Tabelle in KWIS. Der Spaltenfilter ist für alle in KWIS vorhandenen Tabellen und einige Klapplisten verfügbar. Er ist jeweils über das kleine Filtersymbol im Kopf jeder Spalte der Tabelle erreichbar. Der Spaltenfilter ist für kurzfristige Reduzierung auf die in der Situation benötigten Fragestellungen gedacht. Innerhalb einer Spalte ist eine ODER Verknüpfung mehrerer Ausprägungen über Checkboxen möglich.
Folgt mit diesen Einstellungen ein Klick auf OK werden über die Spalte "Landkreis" in der Unternehmensübersicht nur noch die Datensätze angezeigt bei denen im Feld "Landkreis" die Einträge Schweinfurt ODER Nürnberg eingetragen haben.
Werden nun zusätzlich weitere Spaltenfilter auf andere Spalten in der Übersicht aktiviert, z. B. in der Spalte "Beschäftigte" so werden in der Folge nur die Datensätze angezeigt die beide Kriterien erfüllen. Also z.B. mindestens 100 in der Spalte Beschäftigte UND in der Spalte "Landkreis" Nürnberg ODER Schweinfurt.
Jeder weitere zusätzlich eingerichtete Spaltenfilter ergänzt also weitere Kriterien die zu erfüllen sind um einen Datensatz in der Liste anzuzeigen, wird also zusätzlich UND-verknüpft.
Filter:
Wählt aus allen Datensätzen eines Moduls der Datenbank auch langfristig gespeicherte Kriterienkombinationen und zeigt diese als eigenständige Auswahl in einer Klappliste an.
Ein Filter der auf Datensätze einer Datenbank angewendet wird besteht aus mindestens einem Filterkriterium. Ein Filter kann beispielsweise aus der Abfrage aller Unternehmen aus Marburg bestehen. Als Ergebnis sollten alle in der Datenbank enthaltenen Datensätze mit einer Orts/Gemeindeangabe "Stadt Marburg" ausgewählt werden.
Wird nun ein zweites Kriterium der Abfrage hinzugefügt, z.B. "mindestens 10 Mitarbeiter" sollte das Ergebnis alle Datensätze enthalten bei denen die Orts/Gemeindeangabe "Stadt Marburg" lautet UND bei denen die eingetragene Beschäftigtenzahl mindestens 10 oder einen größeren Wert enthält.
Ebenso verhält es sich mit einem dritten und vierten Kriterium, das zu einer Abfrage zusätzlich hinzugefügt wird. Die Anzahl der Treffer dieser Abfrage wird also maximal gleich groß, in der Praxis aber fast immer kleiner sein als zu dem Zeitpunkt als die Abfrage noch weniger Kriterien enthielt.
Die Kriterien untereinander sind in KWIS also mit UND verknüpft. Eine Abfrage die alle Unternehmen als Ergebnis hat bei denen die Unternehmen aus Marburg kommen (egal wie viele Beschäftigte dort angestellt sind) ODER mindestens 10 Beschäftigte haben (egal wo diese ansässig sind) ist auf diesem Weg nicht möglich. Diese Abfrage müsste nicht über ein Kombination von Kriterien sondern über eine Kombination von fertigen Abfragen (Filtern) erfolgen.
Abfragen die das eine ODER das andere Merkmal zulassen sind nur innerhalb einer Mehrfachauswahl von Kriterien möglich.
So können z.B. alle Kontaktpersonen ausgegeben werden die die Funktion Geschäftsführer/in ODER die Funktion Inhaber/in zugeordnet bekommen haben.
In der Klappliste oberhalb der ausgewählten Kriterien erscheint in diesem Fall "Ein Wert muss zutreffen"
Innerhalb der Abfrage des einen Kriteriums "Funktion" ist eine ODER Verknüpfung möglich.
Eine UND Verknüpfung ist hier nicht sinnvoll da nur eine Funktion zugeordnet werden kann.
Bei der Auswahl des Kriteriums Branche kann dies aber durchaus anders sein. Hier führen alle Varianten zu einem Ergebnis.
ODER:
Übernimmt alle Unternehmensdatensätze in die Ergebnismenge die eine Branche aus der Branchengruppe Hochbau ODER aus der Branchengruppe Tiefbau ODER aus beiden Branchengruppe zugeordnet haben.
UND:
Übernimmt alle Unternehmensdatensätze in die Ergebnismenge die eine Branche aus der Branchengruppe Hochbau UND eine aus der Branchengruppe Tiefbau zugeordnet haben.
NICHT:
Übernimmt alle Unternehmensdatensätze in die Ergebnismenge die NICHT (bzw. keine) eine Branche aus der Branchengruppe Hochbau und auch NICHT (bzw. keine) aus der Branchengruppe Tiefbau zugeordnet haben.
Also alle Datensätze bei denen keiner der ausgewählten Werte vorhanden ist.