0.

Am System anmelden

Verwenden Sie zur Anmeldung den Login „administrator“. Das Passwort ist nach Auslieferung leer. Beachten Sie, dass fast alle im Folgenden beschrieben Änderungen erst nach Neustart des Programms wirksam werden.

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1.

Eigene Organisation mit Mitarbeitern anlegen

Durch diesen Schritt stellen Sie eine korrekte Dokumentation sicher, da vom Benutzer angelegte Aktivitäten mit seinen Kontaktdaten versehen werden.

Legen Sie Ihre Organisation als Unternehmensdatensatz an. Wechseln Sie in das Modul „Unternehmen“ und dort auf den Reiter „Profil“. Über den Neu-Button unten links können Sie einen neuen Datensatz anlegen.

Wechseln Sie nach dem Speichern Ihrer Angaben auf den Reiter „Kontakte“ und legen Sie dort alle geplanten Benutzer von KWIS als Kontakte an.

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2.

Anlegen von Gruppen und Vergabe von Zugriffs- und Ansichtsrechten

Durch diesen Schritt nehmen Sie grundlegende Anpassungen von KWIS an Ihre Organisation vor.

Wechseln Sie in das Modul „Administration“. Wir liefern KWIS mit den drei Gruppen „Administrator“, „Benutzer“ und „Gast“ aus. Wenn Sie weitere Gruppen benötigen, legen Sie diese auf dem Reiter „Gruppen und Berechtigungen“ fest. Auf dem Selben Reiter stellen Sie ein, mit welchen Rechten eine Gruppe auf Datensätze anderer Gruppen zugreift. Diese Berechtigungen können pro Modul vergeben werden.

Blenden Sie nicht benötigte Module aus, indem Sie der Gruppe die Leserechte generell entziehen (beachten Sie, dass das Modul „Kontaktpersonen“ immer im Zusammenspiel mit dem Modul „Unternehmen“ benötigt wird).

Legen Sie auf dem Reiter „Gruppen“ über das Menü „Funktionen - Reiterauswahl" pro Gruppe fest, welche Reiter und Unterreiter nicht sichtbar sein sollen. Das ist insbesondere für unerfahrene Nutzer wichtig, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen. Wenn Sie z.B. die Module „Flächen“ und „Gebäude“ nicht nutzen, blenden Sie die entsprechenden Reiter in den Modulen „Vorgänge“, und „Unternehmen“ sowie auf den Reitern „Aktivitäten“ und „Kontakte“ die zugehörigen Unterreiter aus.

Außerdem werden folgende (Unter-)Reiter häufig nicht benötigt:

•Modul Unternehmen: Bilder, Cluster, Kontakte: Flächen, Kontakte: Gebäude, Produkte;

•Module Flächen und Gebäude: Altlasten, Altstandort, Förderung, Notizen, Nutzung;

•Modul Vorgänge: auf dem Reiter Basisdaten die Unterreiter: Lagekategorien; Länder,
auf dem Reiter Aktivitäten die Unterreiter: Flächen und Gebäude; auf dem Reiter Aktivitäten der Unterreiter: Förderprogramme

•Modul Auswertungen: Statistik.

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3.

Anlegen der Benutzer

In diesen Schritt richten Sie die Benutzer ein, die auf KWIS zugreifen sollen.

Modul Administration: Legen Sie unter dem Reiter „Benutzer“ alle Benutzer an und weisen Sie sie einer passenden Gruppe zu. Wählen Sie für die Befüllung des Feldes „Kontakt“ den in Schritt 1 angelegten zugehörigen Kontakt zum Benutzer aus. Legen Sie auch sich selbst an und weisen Sie sich der Gruppe „Administratoren“ zu.

Vergeben Sie Dummy-Passwörter für die erste Anmeldung an KWIS und weisen Sie die Benutzer an, Ihre Passwörter bei der ersten Anmeldung zu ändern.

Bitte geben Sie auch die SMTP-Daten zum Versenden von E-Mails für jeden Benutzer ein. Pro Benutzer können auch mehrere Versende-Adressen hinterlegt werden. Falls Sie die SMTP-Passwörter der Benutzer nicht kennen: Die Passwörter kann jeder Benutzer im Menü unter „Bearbeiten - Einstellungen" selbst festlegen.

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4.

Institution, Logo und Titelzeile festlegen

In diesem Schritt legen Sie die Gestaltung der Kopf- und Fußzeile von Druckausgaben fest und stellen die Titelzeile des Programmfensters ein.

Modul Administration: Schreiben Sie den Namen Ihrer Organisation in das Feld Titelzeile. Dieser Eintrag erscheint dann in der Titelzeile des KWIS.net-Programmfensters.

Über den Reiter „Institution, Logo, Titelzeile“ legen Sie fest, welche Kontaktdaten bei Standard-Datenausgaben verwendet werden und welches Logo dort angezeigt wird. Verwenden Sie eine Bilddatei mit RGB-Farbraum. Legen Sie die Datei auf dem gemeinsamen Laufwerk ab, da hier nur der Dateipfad gespeichert wird und alle Benutzer darauf zugreifen können müssen. Aktivieren Sie die Check-Box „Benutzereinstellungen überschreiben“, wenn Sie mit einheitlicher Institution und mit einheitlichem Logo arbeiten wollen. Ist dies nicht der Fall, weil von den KWIS-Benutzern z.B. unterschiedliche Logos und unterschiedliche „Institutionen“ bei (Druck-)Ausgaben verwendet werden sollen, so lassen Sie die Checkbox „Benutzereinstellungen überschreiben“ deaktiviert und weisen Sie die KWIS-Benutzer darauf hin, dass sie beide Einstellungen unter dem Menüpunkt „Bearbeiten – Einstellungen – Konfiguration“ und dort unter dem Reiter „Institution – Logo“ benutzerbezogen vornehmen können.

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5.

Gegebenenfalls: Anpassung der Stammdaten

In diesem Schritt konfigurieren Sie die DropDown-Menüs innerhalb des Programms.

Modul Administration: Die Inhalte fast aller DropDown-Menüs in KWIS können Sie selbst festlegen. Wir liefern Ihnen lediglich ein Standardset. Passen Sie bei Bedarf diese Stammdaten auf dem Reiter „Stammdaten“ an Ihre Bedürfnisse an. Die Anpassung der Vorgangsstammdaten ist für spätere Auswertungen besonders wichtig. Um diesen Schritt sinnvoll ausführen zu können, benötigen Sie ein Nutzungskonzept.

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6.

Designer-Formulare testen

In diesem Schritt prüfen Sie, ob die Druck- und Exportformulare korrekt eingerichtet wurden.

Probieren Sie, im Unternehmensmodul über die Klappliste "Schnellauswahl" (oben rechts) ein Designer-Formular zu drucken: Wählen Sie ein beliebiges Formular aus und klicken Sie auf das Druckersymbol hinter der Klappliste. Lassen Sie sich das Formular in der Vorschau anzeigen. Falls eine Fehlermeldung erscheint, wenden Sie sich an unsere Hotline (06421 1728-0).

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7.

Administrator-Login schützen

Durch diesen Schritt schützen Sie das System von unberechtigten Zugriffen.

Legen Sie für den Login „administrator“ ein komplexes Passwort fest. Dieses sollten Sie  auffindbar hinterlegen, z.B. gemeinsam mit Ihren weiteren Unterlagen zu KWIS. Informieren Sie ggf. zuständige EDV-Mitarbeiter über diese Zugangsdaten.

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8.

Vorlagen Erstellung

In diesem Schritt werden Vorlagen für verschiedenen Schnelleingaben in KWIS.net eingerichtet.

Erstellen Sie Vorlagen für die Nutzung der Schnelleingabe-Möglichkeiten für Vorgänge und Aktivitäten (auch für eingehende Telefonanrufe und E-Mails). Zusätzlich werden dabei auch die Voraussetzungen für die Nutzung von bereits bestehenden Word-Vorlagen direkt aus KWIS.net heraus geschaffen. Sämtliche Vorlagen sind benutzerbezogen einzustellen.

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