Die Nutzung von KWIS teilt sich in zwei Handlungsfelder auf.
1. Fixe, von Ihrer Arbeit unabhängige Daten ==> Unternehmen, Kontakte, Flächen, Gebäude, Gemeindedaten
2. Arbeitsdaten die durch Ihre Arbeit entstehen ==> Vorgänge, Aktivitäten, Auswertungen
Mit der Anschaffung von KWIS haben Sie bereits überlegt, in welchen Aufgabenbereichen Sie das System einsetzen wollen.
Damit KWIS Sie bei Ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen kann, sollten Sie folgende Voreinstellungen vornehmen:
Grundeinstellungen (Institution Logo, Tapi, Benachrichtigungen, Startmodul), Verbindung zum Mailserver, Benutzer anlegen, Arbeitsgruppen festlegen,
Arbeitsabläufe in KWIS abbilden mit Hilfe von Stammdaten für Vorgangstypen, Arbeitsfeldern, Aktivitätenständen und Aktionstypen.
Arbeitsabläufe automatisieren durch individuelle Vorlagen für Serienbriefe, Vorlagen für Word -Serienbriefe, Vorgänge und Aktivitäten sowie Textbausteine.
Anpassung der Schnellausgaben, Berücksichtigung besonderer Auswertungen
Absprachen und Vereinbarungen zur Datenpflege (Abkürzungen, Definitionen zur Eingabe in einzelne Felder wie Telefonnummern, Importe bzw. Schnittstellen.
Die GEFAK unterstützt Sie bei diesen Vorarbeiten im Rahmen der Einführungsberatung oder hilft bei Anpassungen über die Hotline und mit Beratungen
Ausgabeanforderungen
Was soll Ihnen das System an besonderen Ausgaben und Auswertungen liefern? Beachten Sie, welche Aspekte Ihrer in KWIS.net dokumentierten Arbeit wie ausgewertet werden müssen. Wenn Sie z.B. als GmbH organisiert und Gemeinden Ihrer Gesellschafter sind, ist es in der Regel sinnvoll, betroffene Gemeinden bei jedem Vorgang anzugeben, um die eigenen Tätigkeiten gesellschafterbezogen auswerten zu können.
Datenauswahl
In den ersten beiden Schritten haben Sie sich mit dem Output von KWIS.net befasst. Erst jetzt, nachdem Sie wissen, was das System liefern soll, betrachten Sie die Input-Seite: Stellen Sie sich die Frage, welche Daten Sie in KWIS.net pflegen möchten und wie Sie in das System kommen. Ist das System an andere Datenquellen (z.B. Gewerbeamtsschnittstellen oder Internetportale) angeschlossen? Legen Sie fest, welche Felder in KWIS.net gepflegt werden. Falls Sie Kennzeichen oder Datenfelder benötigen, für die KWIS.net kein Eingabefeld bietet, definieren Sie eigene über Freie Listen.
Stammdaten und Formate festlegen
Als "Stammdaten" werden in KWIS.net alle von Ihnen definierbaren Listen beschrieben. Dazu zählen die meisten Klapplisten, wie z.B. die Rechts- und Betriebsformen auf des Basisdatenreiter des Unternehmensmoduls. Durch das Festlegen eigener Stammdaten und ggf. dem Setzen von Vorgaben für Textfelder bestimmen Sie, wie die Daten in KWIS.net gehalten werden. Falls Sie im vorherigen Arbeitsschritt Bedarf an Freien Listen festgestellte haben, kontrollieren Sie, ob Sie sich für eine einheitliche Form entschieden haben. Mit den Stammdaten legen Sie fest, wie Sie Daten in KWIS.net kategorisieren. Das ist im Modul Vorgänge besonders wichtig, weil Sie so KWIS.net an Ihre Organisation und an Ihre Arbeitsprozesse anpassen können.
Rollen definieren
Besprechen Sie, wer in KWIS.net was macht. Beachten Sie, dass das System an Nutzen für den einzelnen gewinnt, wenn möglichst viele Nutzer Daten in KWIS.net pflegen. Eventuell wollen Sie vertrauliche Daten oder Vorgänge in KWIS.net pflegen, zum Beispiel für Ansiedlungsvorgänge, oder Sie arbeiten mit unterschiedlichen Organisationseinheiten in KWIS.net. Beachten Sie, dass es zu Doppeleingaben führen kann, wenn Sie einzelnen Benutzergruppen Lese- und Schreibrechte entziehen (weil die Nutzer mitunter vorhandene Datensätze nicht sehen). Die Frage nach den Rollen beinhaltet auch, unter welchen Umständen Sie sich gegenseitig über Wiedervorlagen informieren wollen.
administrative Vereinbarung
Wählen Sie eine/n Administratorin, der/die neben Ihrem EDV-Verantwortlichen inhaltlich das System administriert, also Stammdaten ändert, Nutzer anlegt und Rechte vergibt. Wenn Sie mit unterschiedlichen Aufgaben und Rechten arbeiten, können Sie das über Gruppen regeln. Falls mehrere Personen administrative Rechte bekommen sollen, regeln Sie, wer welche Stammdaten ändern darf.
Datenaktualisierungen/ Qualitätssicherung
Zur Gewährleistung einer dauerhaft hohen Datenqualität muss sichergestellt sein, dass über einen längeren Zeitraum nicht aktualisierte Datensätze in festen Zeitabständen überprüft werden. Der Zeitraum für die "Haltbarkeit" von Daten hängt neben der gewünschten Qualität von den gepflegten Daten ab. Dabei kann der manuelle Überprüfungsaufwand durch Aktualisierungen per regelmäßigem Datenimport deutlich reduziert werden. Internetportale für Unternehmen können ebenfalls genutzt werden, um den internen Aktualisierungsaufwand zu reduzieren. Unternehmen pflegen dann zumindest zum Teil Ihre Datensätze selbst.
In diesem letzten Schritt sollten Sie unbedingt die KWIS.net-Nutzung als Prozess betrachten: Schlüsseln Sie auf, wie Daten in welcher Qualität in die Datenbank kommen und wie sie dort ggf. geändert werden. Eigene Eingaben haben in der Regel eine höhere Qualität, als automatische Importe. Beachten Sie, dass Ihre Daten altern und die Qualität über die Zeit sinkt. Überlegen Sie, wie Sie darauf reagieren. Sie können z.B. anhand des letzten "Geändert am"-Datums Ihre Datensätze von Zeit zu Zeit filtern. Legen Sie fest, wie Sie alte Datensätze überprüfen oder deaktivieren (löschen sollten Sie aus dokumentarischen Gründen nur in besonderen Ausnahmefällen).
Das Nutzungskonzept für KWIS.net sollte allen Nutzern bekannt sein. Legen Sie am besten auch fest, in welchen Zeitabständen Sie das Konzept selbst überprüfen oder ob Sie kontinuierlich Änderungen aufnehmen.