Im Unternehmensmodul stehen Ihnen drei Funktionen zur Verfügung, die zur Datenüberarbeitung eingesetzt werden können. Diese werden im Folgenden beschrieben:
1. Anreden und Titel überarbeiten
Mit "Anreden und Titel überarbeiten" können Sie falsche Einträge in den Feldern "Titel im Unternehmen", "Akademischer Titel", "Anrede Adresse" und "Anrede Text" für alle Datensätze korrigieren. Diese Funktion ist vergleichbar mit einer Suchen-und-Ersetzen-Funktion, die auf alle Fundstellen ohne Nachfrage angewendet wird. Häufige Anwendungen sind das Ersetzen von "Herr" durch "Herrn" im Feld "Anrede Adresse" und das Kürzen der selbstlernenden Klappliste "Titel im Unternehmen" um Schreibfehler.
Da der KWIS.net-Client diese Daten bei Start aus der Datenbank zieht, ist nach einer Änderung ein Neustart des Clients notwendig, damit die Änderungen sichtbar werden.
2. Besitzer wechseln
Sie können Datensätze auf einen andere Besitzergruppe übertragen (z.B. Administratoren, Bearbeiter). Filtern Sie hierzu die zu übertragenden Datensätze mit dem Filter (nicht mit dem Spaltenfilter) und wählen Sie anschließend die Funktion aus. Es erscheint das oben gezeigte Fenster, in dem Sie - sofern Sie die Berechtigung hierzu besitzen - den Datensatzbesitz ändern können. Wählen Sie hierzu die gewünschte Gruppe aus und klicken Sie auf "Übernehmen". Eine Änderung des Datensatzbesitzes für einen Unternehmensdatensatz ändert automatisch auch den Datensatzbesitz für alle Kontaktpersonen dieses Unternehmensdatensatzes, die vor der Änderung die selbe Zuordnung hatten.
3. Kontakte bei Unternehmen ohne Kontaktperson ergänzen
Hier können Unternehmen ohne Kontaktperson schnell und einfach mit einem "Leerkontakt" versehen werden der es erlaubt das Unternhmen z.B. mit der allgemeinen Anrede "Sehr geehrte Damen und Herren" anzusprechen.
Unternehmen ohne Kontaktpersonen stellen insofern eine Besonderheit dar, als sie im Modul "Vorgänge", das ausschließlich kontaktpersonenbezogen arbeitet, nicht einbezogen werden können. Um dies dennoch zu gewährleisten, ist vorgesehen, mit Pseudo-Kontaktpersonen zu arbeiten. Das bedeutet, es wird eine Kontaktperson "ohne Eigenschaften" angelegt.
Sie müssen lediglich diesen Punkt im Funktionsmenü anklicken und bekommen ein Dialogfenster angezeigt, das Sie informiert wie viele Unternehmen aktuell in Ihrem KWIS.net keine Kontaktperson eingetragen haben. Klicken Sie danach auf "Ja" um allen Unternehmen eine Leerperson zuzuordnen.
Der Kontaktereiter im Modul Unternehmen sieht bei einem auf diese Weise erstellten Datensatz so aus:
