Für die Pflege von Kontaktpersonen in KWIS.net ist ein zugehöriger Unternehmens-Datensatz zwingende Voraussetzung. Weitestgehend leere Unternehmens-Datensätze, deren primäre Aufgabe es ist, eine oder mehrere Kontaktpersonen aufzunehmen, werden als "Container-Unternehmen" bezeichnet. Die Checkbox "Container-Unternehmen" kennzeichnet diese Datensätze. Diese Markierung führt außerdem dazu, dass bei Datenausgaben der Unternehmensname nicht mit ausgegeben wird.
Diese Vorgabe vereinheitlicht den Umgang mit Datensätzen - und birgt darüber hinaus einige Vorteile. Die folgenden drei Anwendungsfälle beschreiben, wann Sie Container-Unternehmen einsetzen:
Einzelne Privatpersonen, deren Daten Sie in KWIS.net pflegen möchten, die aber keinem Unternehmen angehören, pflegen Sie in einem Container-Unternehmen, dessen Namen Sie aus dem Namen der Privatperson und "(Privat)" zusammensetzen. Sie können zusätzlich den Matchcode nutzen, um "(Privat)" nach vorne zu stellen. Dadurch werden bei einer Sortierung nach dem Feld "Matchcode" Privatpersonen in der Übersicht untereinander aufgeführt. Wenn Sie das Unternehmen über die Checkbox als "Container-Unternehmen" markiert haben, können Sie Ihre Eingabe auf dem Reiter "Profil" beenden.
Die Markierung als Container-Unternehmen bewirkt, dass der Name des Container-Unternehmens nicht ausgegeben wird. Kontaktpersonen, die einem Container-Unternehmen zugeordnet sind, werden also nur mit Ihren unter dem Reiter "Kontakte" hinterlegten Adressdaten angeschrieben. Dazu ist der Reiter "Kontakte" in einem Container-Unternehmen bei jeder Kontaktperson im unteren linken Fensterteil mit der Privatadresse der Kontaktperson zu befüllen. Das ist aber nur möglich, wenn vorher die Markierung bei "Adresse des Unternehmens übernehmen" durch einen Mausklick entfernt wurde.
Die folgenden beiden Abbildungen zeigen einen typischen "Container-Datensatz" einer Privatperson mit der Kennzeichnung als "Container-Unternehmen":
Der dazugehörige Kontaktereiter mit der vom Profilreiter abweichenden Adresse sieht wie folgt aus:
2. Existenzgründer
Die Reiter "Profil" und "Kontakte" zu einem Existenzgründer (der noch nicht gegründet hat), unterscheiden sich von den gerade gezeigten Ansichten der Daten der Privatperson Sabine Müller im obigen Beispiel lediglich dadurch, dass im Unternehmensfeld vor dem Nachnamen sinnvollerweise "Existenzgründer" eingefügt wird und der Zusatz (Privat) entfällt. Privatpersonen, Existenzgründern und anderen Personengruppen, die als Containerunternehmen erfasst werden, einheitlich zu benennen hat den Vorteil, dass sich diese Unternehmen über das Eingabefeld "Liste duchsuchen" in der Toolbar der Tabelle (und natürlich auch über den Filter) leicht finden lassen. Alle Existenzgründer lassen sich somit mit folgender Einstellung finden:
Analog würde die Suche nach Privatpersonen gelingen, wenn Sie alle Privatpersonen in Ihrem KWIS.net mit der Ergänzung (Privat) gekennzeichnet haben und im Suchfeld "(Privat)" eingeben. Werden die Zusätze "Existenzgründer" und "Privat" zusätzlich im Feld Matchcode vorne angestellt, so ist es bei der Sortierung über dieses Feld möglich, eine Reihenfolge zu erzeugen, die alle Existenzgründer und alle Privatpersonen hintereinander sortiert.
3. Kontaktpersonen mit Ämtern
Immer wieder gibt es Verteiler, in denen einige Kontaktpersonen mit Ihrer privaten Anschrift und andere Kontaktpersonen mit einer Unternehmensadresse angeschrieben werden sollen. Ein Beispiel für solche sogenannten "gemischten Verteiler" sind die regelmäßigen Einladungen zu Kreistagssitzungen. Lesen Sie dazu im Tutorial "Gemischte Verteiler: Das Beispiel Kreistagssitzungen".